Que l’on travaille en agence, en freelance ou chez l’annonceur, chaque nouveau projet s’accompagne irrémédiablement de la même question : “Avez-vous un cahier des charges ?”. Ah, ce fameux cahier des charges ! Indispensable pour étudier tout projet, il condense, selon les formules, les ambitions et le temps alloué, l’esprit d’un projet jusque dans les moindres détails, que ce soit technique, stratégique ou juridique…

On peut parfois mettre autant de temps à créer un cahier des charges complet qu’à travailler sur le projet en question. S’il est parfois franchement décrié, c’est qu’il peut être vu comme un archétype de la gestion de projet héritée des services informatiques des années 90. Car, face à lui, un petit nouveau prend de l’importance : le design sprint. Pour y voir plus clair, faisons ensemble le tour de la question.

Le cahier des charges : un préalable indispensable ?

Commençons par un point lexical : le cahier des charges est avant tout un document contractuel entre le client et le fournisseur. Il sert à regrouper l’ensemble des besoins exprimés en vue de la réalisation d’un devis, puis d’un projet. Il permet de cadrer les missions de chacun et de définir les responsabilités.

Et c’est déjà extrêmement important, car c’est un outil fondamental de communication vis-à-vis des partenaires avec lesquels vous allez travailler, en interne ou à l’externe. Il est indispensable, par exemple dans le cadre d’appels d’offres, d’avoir un excellent cahier des charges bien ficelé pour choisir un fournisseur sauf que le document en soi est ancien. L’expression “cahier des charges” était effectivement déjà utilisée sous l’Ancien Régime pour préciser la manière dont le bois devait être coupé et extrait des forêts.

Si on s’entend pour dire qu’un cahier des charges est crucial dans certains projets très lourds (on ne construit pas une centrale nucléaire ou un porte-avion à partir d’un échange d’emails), il peut aussi être un facteur de blocage ou d’inertie dans certaines organisations.

Le cauchemar du cahier des charges

C’est bien connu : pas de cahier des charges, pas de projet ! On en vient même à tout mélanger : le brief d’agence, le cahier des charges, l’étude de faisabilité… Au sein des organisations qui n’ont pas pris le temps de s’adapter aux impératifs de l’économie numérique, le cahier des charges est devenu un vrai cauchemar. Certaines agences de communication en profitent pour s’en moquer gentiment, comme l’agence Care qui avait fait un joli buzz sur le sujet en 2014.

Le cahier des charges rassure, car il est censé faire le tour de toutes les problématiques d’un projet. Mais en réalité, de nombreuses limites sont apparues au fil du temps, qui peuvent générer de nombreuses frustrations et des incompréhensions entre le client et le fournisseur. On y passe trop de temps à tenter d’être exhaustif, les demandes implicites n’y figurent pas et l’expérience utilisateur est trop souvent ignorée. Au final, on arrive avec un cahier des charges aussi clair qu’une notice de médicament où les avertissements et clauses spéciales ont noyé la raison d’être du projet.

Or, entre le temps de faire le cahier des charges, de le faire valider par toutes les parties prenantes, réviser par un juriste ou une équipe d’experts, il est déjà trop tard et la motivation pour travailler sur le projet s’est évanouie.
En 2016, il est plus que jamais temps d’adopter une structure plus légère, plus agile : le design sprint.

Le design sprint : la solution miracle ?

Le design sprint est une nouvelle méthodologie qui est en train d’essaimer un peu partout dans les organisations les plus agiles. C’est une technique qui mise sur l’efficacité pour développer tout type de projets web : refontes de site, applications mobiles, communication digitale…

En seulement 5 jours, avec cette technique, il est possible de conceptualiser et développer une problématique avec un livrable complet répondant aux attentes du client. Alors, vous vous dites peut-être que ça sent un peu l’arnaque en ligne, comme sur ces sites où l’on vous promet de devenir riche en 30 jours moyennant un investissement minimal. Et non…

Ici, ni gourou ni formule magique. Juste du bon sens et de bonnes capacités d’adaptation. D’ailleurs, le design sprint n’a pas été inventé n’importe où puisque cette méthode vient tout simplement de chez… Google. Cette vidéo vous expliquera, en anglais, les étapes essentielles et l’esprit du design thinking appliqué au design sprint.

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En 5 jours donc, le design sprint permet de répondre à des problèmes complexes de design, de prototypage et d’expérience utilisateur pour livrer un prototype cliquable et navigable d’un site ou d’une application.

5 jours pour changer le monde

Concrètement, voici comment s’organise un design sprint. Le préalable était bien sûr d’avoir suffisamment réfléchi sur son idée. Le design sprint n’est pas un brainstorming. Il vient après, au moment d’organiser les choses.

Lundi : c’est le grand déballage. À vous de réunir des équipes multidisciplinaires autour de la table pour les faire parler. On doit partager les informations. L’équipe commerciale connaît la réalité du terrain qu’ignorent les développeurs, le service client doit partager ses informations, le designer doit être présent… Il faut donc comprendre la problématique pour construire une équipe engagée et performante.

Mardi : c’est le moment de dessiner. L’équipe doit travailler individuellement pour dessiner sur papier (oui, oui, j’ai bien dit sur papier) une solution concrète. Chacun doit être dans sa bulle pour se concentrer sur le maximum de détails. On peut y dessiner une interface graphique, une arborescence, la manière dont seront structurées les bases de données… À la fin de la journée, il faut livrer des storyboards qui seront organisés selon les étapes de la journée. Réflexions individuelles, notes, mind maps… Le mardi soir, il peut y avoir autant de solutions que de storyboards. L’essentiel est d’avoir conceptualisé sur papier, d’abord individuellement puis en petits groupes, les options potentielles.

Mercredi : il faut décider. Vous avez peut-être une dizaine de solutions à votre problématique. C’est à la fois une bonne et une mauvaise nouvelle, car vous ne pourrez pas toutes les tester. Il faut donc faire des choix et resserrer les critères de décision. Il faut se poser les bonnes questions et travailler ensemble à l’élaboration du meilleur concept avec un storyboard final. En parallèle, c’est aussi le moment pour sélectionner les participants et organiser les rencontres de vendredi pour la phase de test.

Jeudi : c’est la journée du prototypage. C’est une journée cruciale, car en huit heures, avec vos meilleurs experts, il vous faut construire le meilleur prototype possible. Non seulement vous allez être extraordinairement productif, mais en plus, si tout se passe bien, vous obtiendrez le soir même un résultat à la hauteur de vos attentes. Pour cela, il faut rassembler toutes les forces vives du projet et les faire travailler ensemble : designer, programmeur web, rédacteur, chef de projets…

Vendredi : phase de test. Grâce à des entretiens individuels, vous allez exposer votre prototype à des cobayes dont les rétroactions seront extrêmement importantes. Prenez des notes ou filmez ces rencontres. Soyez direct et franc. Qu’est-ce qui fonctionne bien ou mal ? Que penser de telle fonctionnalité ? Comment faire encore mieux? Votre équipe pourra même faire les ajustements en temps réel et tester un prototype évolutif au cours de la journée. Si au final, votre prototype fait un flop, ce n’est pas très grave. Avec le design sprint, vous aurez perdu 5 jours et non pas 5 mois avec une organisation traditionnelle. Et si ça fonctionne, c’est une extraordinaire fusion de créativité et d’énergie qui aura boosté votre équipe. Il ne reste plus qu’à mettre en œuvre votre prototype et dans quelques semaines, il sera en ligne.

Le design sprint pour tous ?

Ce principe n’est toutefois pas réservé qu’aux aficionados de l’économie numérique et des startups. N’importe quelle organisation doit pouvoir mobiliser ses forces vives et pluridisciplinaires pour faire éclore un projet en cinq jours. Une bonne pratique qui ne remplacera pas le cahier des charges sur tous les projets, mais qui pourra assurément lui donner un bon coup de vieux !